Assistant administratif (H/F) – Service Patrimoine
A propos
Entre terre et mer, Guingamp-Paimpol Agglomération est un territoire dynamique mêlant ville, ruralité et littoral avec ses espaces naturels, le tourisme, les activités maritimes et agricoles. De la Baie de Paimpol jusqu'à la Vallée des Saints, l'agglomération regroupe 57 communes et 76 400 habitants. Ses 24 compétences sont mises en œuvre par 450 agents et un budget 2025 de 155,3 millions d'euros.
Les missions
Mission principale :
Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service Patrimoine.
Suivre les dossiers administratifs, financiers et assister le chef de service dans la gestion de l'administration générale et dans l'organisation du service.
Activités et tâches du poste :
Comptabilité
– Rédiger et assurer le suivi des bons de commandes et engagements comptables du service patrimoine (Investissement, fonctionnement et maintenance)
– Assurer la transmission des bons de commandes signés au entreprises (courrier et courriel) ainsi que leur archivage papier
– Assurer le suivi des factures (réception, intégration sur CIRIL, renseignement d'un tableau de suivi, …)
– Avoir un regard sur la consommation budgétaire du service
Secrétariat
– Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage)
– Gérer et actualiser les bases d'informations et les tableaux de bord
– Assurer l'archivage et la vérification des congés des agents du service Patrimoine
– Planification des réunions internes et externes dans les agendas électroniques et réservation des salles de réunion
– Organiser le classement et le pré-archivage des dossiers
– Prendre des notes, mettre en forme, rédiger tous types de courriers, documents, comptes rendus…
– Diffuser les informations nécessaires au fonctionnement du service
– Renseigner les différents tableaux de suivi des activités du service
Accueil physique, téléphonique et électronique
– Gérer la boite mail du service Patrimoine
– Gérer l'accueil téléphonique du service
– Assurer le contact et l'information aux autres services de l'agglomération
Assistance au service
– Gestion et suivi des commandes EPI et fournitures
– Gérer le tableau des clés et programmation des contrôles d'accès
– Assister les agents du service dans les procédure de commandes publiques
Le profil recherché
Savoirs :
Savoirs généraux :
– Accueil téléphonique et physique
– Prise de note, rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courriers, notes, procès-verbal, comptes rendus, dossier)
– Archivage, classement
– Utiliser les outils informatiques : bureautique, logiciels métiers administratifs
– Respect des délais
Savoirs détaillés ou acquis de l'expérience :
– Bonnes notions de comptabilité publique
– Capacité à gérer les moyens mis à disposition
– Qualité d'expression écrite
– Réactivité et adaptabilité
– Autonomie
– Travail en équipe et en coordination avec les techniciens
– Planification autonome du travail administratif
Savoirs approfondis :
– Processus et circuits de décision au sein d'une administration publique
Exigences du poste :
– Rigueur
– Organisation
– Maîtrise de l'outil informatique, suite OFFICE notamment
Conditions du poste :
– Recrutement CDD de droit public de 6 mois
– Poste à temps non complet – 28h
– Catégorie C, filière administrative
– Avantages CNAS
– Participation employeur mutuelle (17.50€) et prévoyance (17.50€)
– Titres restaurant
– Poste basé à Pontrieux