Assistant de direction
A propos
Entre terre et mer, Guingamp-Paimpol Agglomération est un territoire dynamique mêlant ville, ruralité et littoral avec ses espaces naturels, le tourisme, les activités maritimes et agricoles. De la Baie de Paimpol jusqu'à la Vallée des Saints, l'agglomération regroupe 57 communes et 76 400 habitants. Ses 24 compétences sont mises en œuvre par 450 agents et un budget 2026 de 156 millions d'euros.
Les missions
L'agent assiste la responsable du Secrétariat Général dans une partie de ses missions. Il apporte un soutien en matière de gestion, de logistique et d'organisation au sein du secrétariat général. Il recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif. Il suit les dossiers administratifs du Cabinet du Président.
Activités et tâches du poste :
– Suivre les dossiers du Secrétariat Général, mails, invitations, courriers,
– Suivre les dossiers du Cabinet du Président, mails, invitations, courriers du Président et des Vice-présidents,
– Organiser les déplacements du Président, et des Elus du Bureau.
– Gérer la boîte « Contact », transférer aux services compétents, accuser réception au requérant, s’assurer du suivi des réponses
– Assurer le lien avec les élus pour la vie des instances, la représentation de l’agglomération aux réunions ou évènements et l’exercice de leurs délégations (réunions de commissions, invitations …)
– Gérer le suivi des invitations au Président et aux élus (enregistrement, transmission, relances, envoi des réponses …)
– Organiser la logistique des déplacements du Président et des élus (transport, hébergement, restauration) en lien avec le Cabinet du Président
– Assurer l’envoi des invitations (via le logiciel E AGORA) et la logistique des réunions et évènements (réservation de salle, barnums, installation informatique et technique, traiteurs, etc…) en lien avec le Cabinet du Président, la chargée relations presse et protocole et la conciergerie
– Enregistrer le courrier arrivé de l’agglomération
– Gérer les demandes de réservation de salles, barnums, barre de visio, écran, vidéoprojecteur, et voitures, prendre rdv pour la maintenance des voitures des élus et du pool
– Prendre des notes en réunion, en rédiger les compte rendus, mettre en forme tous types de courriers, et de notes émanant des services. Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers (Excel, Word, PowerPoint, …)
– Organiser le classement et l’archivage des dossiers. Centraliser les courriers du Cabinet, et des élus concernés une fois signés
– Intégrer les priorités dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat général en lien avec le Cabinet et la DG
– Assurer le suivi comptable (bons de commande, mises en concurrence, engagements comptables…)
– Assurer le suivi des parapheurs (suivi des demandes de modifications de documents, redistribution aux services)
– Assurer l’accueil téléphonique et physique au secrétariat général, renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
– Organiser et planifier des réunions
– Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
– Gérer les infractions routières
– Faire la revue de presse
– Intervenir en appui sur les missions des directions. Participer à la suppléance des agents du Secrétariat Général, assurer la continuité du service et contribuer aux missions communes (courriers, téléphone, revue de presse …)
– Assurer la liaison entre le Secrétariat Général, les Directeurs et chefs de service, ainsi que la communication interservices. Assurer la diffusion des documents à la DG et aux élus
– Assurer occasionnellement la mission « Accueil des Gens du Voyage » en l’absence de la responsable du service
– Etre force de proposition dans l’organisation du fonctionnement du secrétariat général, et la coordination de ses agents
Le profil recherché
Savoirs :
– Sens de l’organisation et de la gestion du temps de travail
– Connaissance du fonctionnement des services de la collectivité
– Maitrise des règles de l’expression orale et écrite
– Savoir adapter sa posture en fonction de ses interlocuteurs (Institutionnels, autorités, élus, agents, administrés, commerçants et fournisseurs)
– Maîtrise des logiciels de bureautique, de gestion et internet
– Maitrise des tableaux de bord et outils de planification et leur suivi
– Maitrise des principes rédactionnels du compte-rendu et de la note de synthèse
– Conserver neutralité et objectivité face aux situations
– Avoir un sens politique
– Avoir le sens de la diplomatie
Exigences du poste : Discrétion, réactivité, rigueur, qualités relationnelles, capacité d'adaptation, curiosité intellectuelle.
Sujétions, spécificités liées au poste : volume d'activité qui peut varier fortement en fonction des contraintes de réunions ou du calendrier politique.
CONDITIONS DU POSTE
– Recrutement par voie contractuelle
– Poste à temps complet, basé à Guingamp
– Régime indemnitaire
– Titres restaurant
– Accès au Comité National d’Action Sociale (CNAS) et à l’Amicale du personnel
Si ce poste vous intéresse, vous pouvez nous adresser votre candidature (lettre de motivation, CV) en complétant le formulaire ci-dessous.
Il est également possible d'adresser votre candidature par voie postale à M. Le Président de Guingamp-Paimpol Agglomération 11 rue de la Trinité 22200 GUINGAMP.